مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه – قسمت 2

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه

2- مرحله نظارت و اجرا

به ندرت اتفاق می افتد که در پروژه ای تمام فعالیتها از زودترین تاریخ شروع خود اجرا یا در دیرترین تاریخ خاتمه خود به پایان برسند یا مدت و هزینه واقعی اجرای آنها با مدت و هزینه پیش بینی شده برابر باشد. همچنین در مراحل مختلف اجرای یک پروژه ممکن است فعالیتهایی به پروژه افزوده و یا فعالیتهایی ازآن کاسته شود . بنابراین کنترل و نظارت یک مرحله اساسی در مدیریت پروژه محسوب میگردد و به هنگام نمودن برنامه زمانبندی در پروژه های معین میتواند باعث بالا رفتن کیفیت نحوه انجام فعالیتها گردیده و از تاخیرهای احتمالی جلوگیری نماید . به هنگام نمودن ( Up Date ) پروژه به معنی به هنگام کردن فعالیـتهای پروژه و روابط میان آنها ، به هنگام کردن اطلاعات زمانی فعالیتها ، به هنگام کردن اطلاعات هزینه و منابع اجرایی فعالیتها می باشد . در مرحله نظارت و کنترل وضعیت کنونی پروژه در پریود زمانی تعیین شده و میزان انحرافات از برنامه زمانبندی مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و راهکارهایی جهت انجام پروژه حتی المقدور در تاریخ پایان پیش بینی شده آن و یا حداقل نزدیک به زمان مورد انتظار با کمترین مقدار افزایش هزینه ارائه می گردد .در این مرحله گزارشاتی از قبیل زمانبندی به هنگام شده ، منحنی های تحلیل هزینه ، هیستوگرام های مربوط به هزینه های مصرف شده و منابع مورد نیاز پروژه و نمودارهای پیشرفت تهیه میشوند که این گزارشات و تحلیل های آن به مدیر پروژه کمک می کند تا بتواند صحیح و به موقع تصمیم گیری نماید .

3- تجزیه و تحلیل ، ارزشیابی و ذخیره سازی اطلاعات پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه وقتی می تواند موثر و مفید بوده و عملیات اجرائی آنرا تسهیل نماید که بصورت نظام مند و با نگرش سیستمی اجرا گردد . یکی از تواناییهای سیستم کنترل پروژه، ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله از اجرای پروژه و تاثیر آن بر روند پیشرفت پروژه می باشد . کنترل پروژه علاوه بر اینکه نحوه پیشرفت مالی پروژه را مورد بررسی قرار می دهد در مقاطعی که مشکلاتی از قبیل افزایش بی مورد هزینه های اجرائی ، کمبود منابع و مواد مورد نیاز ، عدم اجراء فعالیتهای کلیدی پروژه در تاریخ تعیین شده و … بروز نماید ، مدیر پروژه را در تشخیص راه حل مشکل یاری می نماید . راه حل مشکل در بسیاری از مواقع می تواند باعث زمانبندی و برنامه ریزی مجدد پروژه شود .ایجاد یک بانک اطلاعاتی و سیستم پشتیبان تصمیم در مرحله ارزشیابی پروژه می تواند بسیار مفید واقع شود. این سیستم باید شامل موارد زیر باشد :

 سیستم تدارکات و کنترل موجودی برای مواد مورد نیاز پروژه .

 سیستم بودجه بندی و مالی پروژه .

 سیستم بایگانی فنی اسناد و مدارک پروژه .

 سیستم مقایسات کیفی و تهیه و تایید صورت وضعیت ها .

 سیستم اطلاعاتی انبار جهت کنترل صحیح و کاهش هزینه ها .

 سیستم ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله در مرحله کنترل پروژه .

اگر پروژه را بصورت یک سیستم در نظر بگیریم که علاوه بر داده ، ستاده و پردازش شامل بازخورد ها (Feedback) نیز می باشد ، در مرحله کنترل این بازخورها پس از بررسی و ذخیره سازی می توانند به عنوان اطلاعاتی ارزشمند در جهت تسهیل برنامه ریزی و اجراء پروژه های بعدی و راهبری سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه در چرخه حیات آن مفید و موثر واقع شوند .

 

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه – قسمت 1

یک دیدگاه در “مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه – قسمت 2

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *