محدوديتهاي پروژه در چند طبقه دسته‌بندي مي‌شوند ؟
برنامه‌ريزي ، تصميم‌گيري در زمان حال براي آينده است . هر چه بتوان آينده را دقيق‌تر پيش‌بيني كرد و هر چه بتوان عوامل تاثيرگذار بر كار در آينده را بهتر شناخت و بهتر تحليل نمود ، آنگاه مي‌توان انتظار برنامه موثرتر و كاراتري داشت . برنامه‌ريزي در محيطي معنا مي‌يابد كه در آن قيود و محدوديت‌هايي مطرح باشند ؛ اگر هيچ محدوديت و هيچ قيدي وجود نداشته باشد ، برنامه‌ريزي بي‌معناست . تصور نماييد در محيطي منابع بي‌پايان در دست باشند ، زمان تحويلي مشخص نشده باشد و كار را بتوان با هر كيفيتي تحويل داد ، در اين محيط هر كس مي‌تواند به هر شكلي رفتار كند و برنامه‌اي نياز ندارد .
متاسفانه ، جهان پيرامون ما آميخته‌اي است از محدوديتهاي گوناگون كه هر يك به شكلي اثر خود را بر كار مي‌گذارند ؛ سازمان‌هايي پيشرو هستند كه بتوانند عوامل تاثيرگذار بر كار را شناسايي و بر اساس ميزان تاثير آنها بر كار خود ، برنامه‌اي قوي تهيه نمايند و مهم‌تر از برنامه‌ريزي ، تعهد كافي براي اجراي برنامه در خود ايجاد كنند . در اين گام به تشريح محدوديتهاي شش‌گانه پروژه مي‌پردازيم :
1. بودجه
بسياري از پروژه‌ها به حدي سريع پول جذب مي‌كنند كه متوجه نمي‌شويد ! بودجه اولين محدوديت تمام پروژه‌هاي كوچك و بزرگ است . حتي در پروژه‌هاي فرهنگي كه افرادي بدون دريافت كارمزد براي انجام كار قدم پيش مي‌گذارند نيز كمبود نفرات و کمبود اعتبار براي تهيه ملزومات ، محدوديت است . بودجه‌ريزي پروژه ، از وظايف مهم برنامه‌ريزان پروژه است و چگونگي تامين اعتبارات لازم براي پيشبرد اهداف پروژه از وظايف بسيار مشكل مديران است ! به‌خصوص در پروژه‌هاي بزرگ علاوه بر تامين اعتبارات براي فعاليت‌ها ، چگونگي چينش فعاليت‌ها و تعيين پيش‌نيازهاي آنها براي انجام موثر كار با توجه به زمان احتمالي اخذ اعتبارات مالي مهم هستند . مثلا نمي‌توان در يك سال كل زيرسازي يك بزرگراه را تمام كرد و بدون تهيه اعتبار براي روكش آسفالت آن ، منتظر رسيدن بودجه در سال بعد ماند ؛ باران و برف اثر مخربي بر روي زيرسازي خواهند گذاشت به گونه‌ايكه بخشي از بودجه بايد صرف مرمت زيرسازي شود . در چنين مواقعي مي‌توان بزرگراه را در قطعاتي مجزا به پايان رساند و قطعات را به‌تدريج به يكديگر متصل نمود . در فازبندي كار و تعيين اندازه بهينه محدوده هربخش ، بودجه و چگونگي تامين آن از مهم‌ترين عوامل است . مديران بايد اطلاعات دقيق اخذ بودجه و چگونگي تعهد مالي تامين‌كنندگان را دريافت و در اختيار برنامه‌ريزان قرار دهند و در مدت اجراي پروژه ، به دقت ، اخذ بودجه از منابع را پيگيري كنند .
2. زمان
زمان براي هيچ‌كس صبر نمي‌كند ! به خصوص براي مدير پروژه‌اي كه بايد ساخته‌اش را در زمان معيني تحويل دهد . برنامه پروژه به دليل مشخص كردن زماني براي تحويل كار ، به معناي ترسيم يك قيد براي پروژه ، همواره يك محدوديت است . به خصوص در پروژه‌هاي به هم‌پيوسته كه خروجي‌هاي يكي به عنوان ابزار يا بخشي از محصول نهايي پروژه ديگر است ، فشار بر مديران براي تحويل به موقع بيشتر است . در چنين مواقعي برنامه پروژه و منابع موردنياز بر مبناي زمان از پيش تعيين‌شده ، تعيين‌مي‌شوند ؛ در صنعت اين‌گونه برنامه‌ريزي را Pull System Planning گويند .
محدوديت زمان ، در بازار رقابتي امروز به حدي است كه مديريت موثر زمان ، به‌عنوان ابزاري براي نجات سازمان‌ها مطرح است . تفاوت بين پيشرو بودن و تقليدكردن تنها در زمان اولين تحويل به بازار است !
3. افراد
مي‌توان با روش‌هاي مختلف پول يا تجهيزات لازم براي اتمام پروژه را تامين كرد ، اما يافتن افراد خوب و كاري براي پروژه ، افرادي كه واقعا حلال مشكلات باشند ، بسيار دشوار است . برخي افراد بدون قيمت هستند و پيشرفت يك پروژه تنها به حضور آنان بستگي دارد ؛ جذب و استخدام افراد مناسب و از آن مهم‌تر نگاه‌داشتن آنها در تيم پروژه كار آساني نيست و هنري است كه مديران معدودي آن را دارا هستند .
از سويي اختلافات بين افراد ، چه درون تيم پروژه و چه با افرادي خارج از آن ، امري هميشگيست و حل‌وفصل آنها از وظايف مهم مديران است ؛ اين اختلافات هميشگي هستند ولي بايد با مديريت مناسب آنها را در جهت رشد سيستم به كار انداخت .
4. محيط
واقعيات محيطي بر پروژه‌ها موثرند . تامين بودجه ، تعيين برنامه و چگونگي عملكرد افراد همگي از واقعيات محيط اجراي پروژه تاثير مي‌پذيرند . به عنوان مثال اعضاي تيمي كه پروژه‌اي را با موفقيت به اتمام رسانده‌اند ، ممكن است در پروژه‌اي ديگر ناموفق باشند . ممكن است شرايط محيطي حتي آب‌وهوا بر كار افراد ، تجهيزات ، صحت برنامه و ساير پارامترها تاثير گذارد . اغلب لازم است تا پس از مدتي كوتاه از كاركرد پروژه ، عمدتا بين پنج تا ده درصد پيشرفت پروژه ، بازبيني جامعي از چگونگي تامين بودجه ، برنامه و كاركرد افراد به عمل آيد تا از انطباق كامل آنها اطمينان حاصل شود . معمولا در اين مرحله تغييراتي در برنامه‌ها و اعضاي تيم پديد مي‌آيد چرا كه واقعيات محيط بهتر مشخص شده و مدير و برنامه‌ريزان پروژه مي‌توانند براي مقابله با آنها برنامه‌ريزي كنند .
5. ابزار و تجهيزات
در برنامه‌ريزي هر پروژه‌اي فرض مي‌شود كه ابزار موردنياز آن در زمان معين آماده مي‌شود . بسته به نوع و اندازه پروژه ، ابزارهاي متفاوت و گاهي خاص براي انجام كارها لازمند ؛ در صورت حاضربودن آنها و درستي كاركردشان ، يكي از الزامات پروژه براي تكميل در زمان مقرر آماده‌است . اما تجهيزات ممكن است خراب شوند ، بشكنند يا هم‌زمان در دو يا چند پروژه درگير باشند . ابزار و وسايل ، هم به لحاظ هزينه و بار كاري و هم به لحاظ زمان تداركشان از جمله محدوديتهاي مهم پروژه هستند كه بايد در هنگام برنامه‌ريزي توجه لازم را به آنها معطوف داشت . گاهي تهيه ابزار و تجهيزات و تجهيز كارگاه پروژه (Mobilization) خود يك پروژه بزرگ است ؛ درچنين مواقعي مدير پروژه مادر بايد تمام تمهيدات لازم را براي به موقع آماده‌شدن تجهيزات و كارگاه و تنظيم هم‌پوشاني فعاليت‌ها به كار برد.
6. اتفاقات غيرمنتظره (Force Major)
نمي‌توان رفتار طبيعت را به دقت پيش‌بيني كرد اما مي‌توان با توجه به داده‌هاي پيشين و نگاهي به تاريخ اثر بلاياي طبيعي را كم نمود . شروع كار زيرسازي باندپرواز فرودگاه در ابتداي فصل زمستان يا روكش‌كردن زمين خيس با آسفالت ، به نظر هر كس غيرمنطقي مي‌رسد اما متاسفانه در هنگام برنامه‌ريزي ممكن است ناديده گرفته شوند ؛ برنامه خوب برنامه‌اي است که همه عوامل موثر بر خروجي را شناسايي کرده ، براي آنها چاره‌انديشي کند . هزينه‌هاي بسياري به‌دليل بي‌توجهي به اين نكات به‌صورت مستقيم يا غيرمستقيم به پروژه يا استفاده‌كنندگان خروجي‌هاي آن وارد مي‌شود .
دركنار اين موارد قابل پيش‌بيني ممكن است گاهي اتفاقاتي درمسير پروژه پيش بيايند . زلزله ، وقوع‌جنگ و تغيير ناگهاني قوانين از جمله اين موارند ؛ هرچند نمي‌توان چنين بلايايي را پيش‌بيني نمود اما برنامه‌ريزان خوب بايد راهكارهايي پيش‌بيني نمايند تا در صورت وقوع ، پروژه كمترين آسيب را از آنها ببيند . دستورالعمل‌هاي تغيير و بندهاي فورس‌ماژور در قراردادها از اين مواردند؛
به ياد داشته باشيم كه :